J’ai eu le « privilège » de subir deux audits du DOT. Je crois que, même si l’on est bien préparé, les audits sont toujours angoissants… Que vont-ils trouver? Ai-je raté quelque chose? Ce que vous ne croyez peut-être pas, c’est que l’auditeur est du même côté que vous, celui de la sécurité.
Votre entreprise sera probablement la cible d’un audit si :
- Une plainte a été formulée
- Vous expédiez un produit à haut risque (c’est-à-dire un produit toxique à l’inhalation)
- Il y a historique d’incidents
- Vous êtes enregistré auprès du DOT
- Vous êtes titulaire d’un permis spécial ou d’une approbation de l’autorité compétente
Comment pouvez-vous vous y préparer au cas où?
En ayant des registres appropriés, qu’ils soient virtuels ou sur papier. En vous assurant que tout produit est identifié par le « nom DOT ». Par exemple, si vous organisez une formation à la sécurité dans le cadre de l’orientation de vos employés, notez que le dossier de formation à la sensibilisation à la sécurité se trouve dans le dossier d’orientation des employés. Les éléments qui doivent être inclus dans cette tenue de registre comprennent, mais ne sont pas limités à :
- Dossiers de formation (assurez-vous qu’ils sont à jour)
- Enregistrement selon la 49 CFR Partie 107.601 (au besoin)
- Rapports d’inspection antérieurs/entrevues de départ
- Permis spéciaux ou approbations des autorités compétentes
- Plans de sécurité
- Numéro-M
- RIN ou CTN, le cas échéant
- Documents d’expédition
- Emballage
- Instructions de fermeture
- Outils utilisés
Lorsque l’inspecteur arrive, attendez-vous à avoir une réunion de présentation. Au cours de cette réunion, l’inspecteur identifiera les personnes clés, dressera un profil de l’entreprise, visitera les installations, examinera les stocks et examinera divers documents.
Les principales violations constatées lors de l’audit sont les suivantes :
- Dossiers de formation
- Fermeture du conditionnement
- Plans de sécurité
- Conservation du document d’expédition
- Séquence du document d’expédition (ISHP)
- Tenue des registres des cylindres
Une fois l’audit terminé, il y aura rencontre pour faire un entretien de départ. Au cours de l’entretien de départ, l’auditeur passera en revue les violations probables et demandera une signature. La signature doit être celle d’un haut responsable de l’entreprise.
En cas de violations potentielles, vous aurez 30 jours pour répondre. À ce moment-là, l’inspecteur en chef déterminera quelle « sanction », le cas échéant, s’appliquera.
Organisez-vous maintenant! N’attendez pas que l’auditeur se présente. Vous avez besoin d’aide pour commencer? Le Centre de Conformité peut vous aider.
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